---

     L'AUDIT PROCESSUS

 
Télécharger la fiche pratique

DEFINITION

L’audit est un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer:

• si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies,
• si ces dispositions sont mises en œuvre de façon effective,
• si ces dispositions sont aptes à atteindre les objectifs.

OBJECTIFS VISES

Les objectifs de l'audit processus sont les suivants:

• déterminer la conformité ou la non conformité des éléments du système qualité aux exigences prescrites dans un référentiel,
• déterminer l’efficacité du système qualité mis en œuvre en regard des objectifs prescrits,
• donner à l’audité l’occasion d’améliorer son système qualité,
• satisfaire aux exigences réglementaires.

 

MODALITES DE MISE EN OEUVRE

L'audit processus est un outil méthodologique intégré à une démarche globale de maîtrise et d'amélioration des processus.

L'audit est centré sur l'observation de l'activité des acteurs du processus en comparaison à un référentiel (mode opératoire, gamme, procédure,...). Certaines précautions sont nécessaires pour éviter qu'un audit soit à l'origine de doutes ou d'interprétations négatives alors qu'il doit au contraire fédérer autour de constats objectifs, partagés et exploités à tous niveaux de l'entreprise comme des sources d'amélioration de la performance du processus.

Ainsi il est nécessaire d'être vigilant pour éviter qu'un audit ne ressemble à une enquête pour rechercher des coupables, un exercice de mise en porte à faux, un règlement de compte ou un levier participant à la destruction d’un système.

La mise en oeuvre des principes ci-dessous permet de faire en sorte que l'audit soit vécu comme une observation sérieuse, un constat impartial et une source de progrès pour le processus concerné.

Principe 1: L'objectivité

L’auditeur doit être indépendant des personnes qui ont la responsabilité directe du secteur audité.
L’auditeur doit savoir valider un système par rapport à un référentiel en faisant abstraction de toute idée préconçue.

Principe 2: La pertinence

L’auditeur doit connaître le référentiel du système qualité, et maîtriser les techniques de questionnement et d’investigation.

Principe 3: L'efficacité

L’efficacité d’un audit réside surtout dans la suite de celui-ci. En effet le but recherché est de disposer d’un processus fiable.

Principe 4: L'homogénéité

Plusieurs auditeurs différents devraient être capables de faire des constats identiques dans un  processus donné.

Principe 5: L'intégration

L'audit processus doit être intégré dans une démarche globale qui comprend plusieurs étapes:

1. L'identification et le classement de l'ensemble des processus de l'entreprise:
   • développement,
   • approvisionnement,
   • production,
   • logistique,
   • …
2. La hiérarchisation des processus selon des critères tels que:
   • valeur ajoutée perçue par les clients,
   • contribution au chiffre d’affaires ou à la marge,
   • impact sur les résultats qualité, sécurité, environnement,
   • ...
3. L'identification et la gestion des ressources compétentes pour réaliser les audits:
   • une équipe restreinte qui réalise la quasi totalité des audits ou un groupe élargi,
   • des auditeurs internes qui connaissent bien l'entreprise ou des ressources externes qui apportent un regard différent,
   • ...
4. Un système de mesure qui évalue l'efficacité des évolutions apportées par les audit processus.
5. Une planification globale sur une période longue (6 mois minimum) pour faciliter la disponibilité des ressources et intégrer l'audit comme une étape normale de la vie du processus.
6. Elaborer les questionnaires d’audit, pour assurer l'homogénéité de la démarche à long terme.

ACTEURS CONCERNES

Le responsable d’audit

Il pilote l'audit et est le garant de sa bonne réalisation. Pour cela il:

• participe au choix des auditeurs,
• prépare le plan d’audit,
• représente les auditeurs auprès de la direction de l’audité,
• prend les décisions,
• présente le rapport d’audit.

L’auditeur

Il possède la qualification pour exécuter des audits qualité. Dans ce but, il:

•  prépare l’audit,
•  rassemble et analyse les éléments collectés ou preuves,
•  consigner les observations.
•  élaborer et diffuse le rapport d’audit.

Pour que l'audit se déroule convenablement et participe à la maîtrise et à l'amélioration continue du processus audité, l'auditeur doit en toutes circonstances:

• respecter les exigences liées à l’audit à réaliser,
• rester dans les limites géographiques de l’audit,
• conduire l’audit en coopération avec le personnel du processus audité,
• garantir la confidentialité des informations portées à sa connaissance,
• agir avec déontologie.

L'auditeur doit disposer des connaissances techniques nécessaires à la compréhension du processus audité et doit en outre s'appuyer sur des compétences telles que:

• neutralité et objectivité,
• écoute et observation, en sachant faire abstraction de tout a priori ou parti-pris,
• rigueur dans la prise de notes et le relevé de preuves,
• dans le domaine relationnel, savoir communiquer, être ouvert aux autres, faire preuve de confiance et de diplomatie.

L’audité

Ce terme générique correspond aux personnes intervenant au sein de la structure à auditer, qui sont toutes susceptibles de participer à l'audit.

VOCABULAIRE SPECIFIQUE

Observation: Constat de faits effectué au cours d’un audit et étayé par des preuves tangibles
Preuve: Information dont la véracité peut être démontrée, fondée sur des faits obtenus par observation, mesurage, essai, ou autres moyens
Non conformité: Non satisfaction à une exigence spécifiée; toute non conformité implique remise en cause de la fiabilité du processus
Remarque: Anomalie qui ne remet pas en cause la fiabilité du processus audité

 

LES PHASES DE L’AUDIT

Préparation

Définir l’objet et le champ de l’audit
Identifier le responsable processus audité
Définir les date, lieu et durée de l’audit
Préparer la réunion ouverture:

• Etablir la confiance : contact avec l’audité
• Connaître les références : examen des documents
• Avoir un fil conducteur : plan d’audit

Réalisation

Animer la réunion d’ouverture:

• présenter les membres de l’équipe d’audit à la direction de l’audité,
• rappeler les objectifs et le champ de l’audit,
• présenter les méthodes utilisées pour réaliser l’audit,
• déterminer les liens de communication entre auditeurs et audités,
• définir les moyens nécessaires pour l’audit,
• confirmer date et heure de la réunion de clôture,
• clarifier tout point obscur du plan d’audit.

Recueillir les preuves:

• vérifier si tout est appliqué,
• vérifier si tout est à jour,
• relever les indices de non-conformité,
• documenter chaque observation,
• vérifier par observation physique, relevé, mesurage, essai ou tout autre moyen, toute information obtenue par entretien.

Animer la réunion de synthèse:

• présenter à l'audité les observations de l’audit,
• indiquer le niveau d’aptitude correspondant à la satisfaction des objectifs définis.

Rédiger le rapport d'audit, qui statue sur:

• le degré de conformité du processus par rapport à son référentiel (la norme applicable, documentation afférente,...)
• l'aptitude du processus à atteindre les objectifs qualité définis,
• les suites à donner à l’audit (on parle d'action corrective ou préventive).

---

---

---